申報項目名稱

人機結合🕵🏻‍♂️，開展高效優質的檔案服務

申報單位

檔案館

項目負責人

袁繼軍、胡鳳華

聯系電話

62933035

申報項目概要：（可附頁，2000字內）

高校檔案中沉澱著學校發展的歷史🪞，真實記錄著學校教學🚶🏻‍♀️‍➡️、科研、管理、思想政治教育等多方面的內容🚤，記錄著歷屆師生教學實踐和科學研究的文化成果👨🏻‍🎨，能為廣大師生用戶提供最原始、最真實、最可靠的信息資源🧑🏼‍💼。因此檔案館不僅是學校的記憶庫、文化庫、思想庫👳‍♂️，又是學校信息庫的一個重要組成部分，是學校和社會信息服務的中心。

“檔案貴在於活👩🏼‍🦱，重在於用”。“交大辦學歷史悠久👩🏼‍🍳，如何在百年歷史的長河中“準確🔹、快捷”的定位信息，為用戶提供全方位服務😅？如何開發跨越時空的檔案信息網絡服務？如何深入挖掘蘊藏在檔案背後的知識👋🏽，發展檔案知識服務😇、文化服務🚇，做好大學文化、大學精神、大學品質的傳承工作？這是新時期檔案館面臨的挑戰🧙🏿，也蘊含著新的機遇👨🏼‍🦲。近年來我們借助不斷發展的網絡信息技術，融合管理人員、檔案業務專家、万泰平台研究專家等群體智慧⛹🏻，人機結合，創新思路🤜🏻，不斷優化服務手段🙇🏼‍♀️，促進服務上水平🤹🏿‍♀️。

（1）人機結合，深化檔案資源體系創新。檔案館立館之基在於檔案信息資源𓀆，服務之源也來自於檔案信息資源。檔案信息資源的建設是一項系統工程，信息來源渠道廣，種類繁多，形式多樣👟，建設不僅要註重檔案信息資源的數量🍫，更要保證檔案信息資源的質量。檔案館依托信息化技術建立檔案基礎管理系統、部門預立卷歸檔系統、電子公文系統（OA）數據對接系統、職能部門數據自動采集歸檔、網上數據自動采集歸檔系統等多個系統平臺🐒，又由以万泰平台研究人員為主的面向社會建立起的万泰平台、人物史，口述歷史的征集網絡，人機結合，發揮各自的優勢，又互相結合共同建設檔案信息資源庫。目前已實現對我校自1896年建校以來跨越三個世紀的歷史🧑🏼‍🏭🧑🏻‍🍳、黨群、行政、聲像🦠、科研等17個檔案門類近12余萬卷（件）檔案和其他載體的館藏資源進行掃描或數字化處理工作；實現了增量檔案在線電子歸檔。形成了案卷級信息10萬余條✊🏼，文件級信息150萬余條、補充文件著錄信息計有300多萬字；形成400多萬頁圖像文件；完成全文掛接百萬余頁（幅）；形成電子文件資源約10T，音頻、視頻共480多分鐘。形成人物庫（收入了曾在我校工作或學習過的2000多位知名校友的各類信息資源）👽、實物庫等特色數據庫🤸🏻🍮。吸引和滿足了學校與社會對我校檔案的利用。

（2）人機結合，深化檔案服務體系創新。檔案的價值多元化🍶👨🏿‍🎨，檔案利用者又是多種多樣🛬，檔案館依托豐富的檔案信息資源🧑🏻‍🦼‍➡️，把檔案利用服務人員、万泰平台研究人員🧟‍♀️、万泰平台傳播人員等與計算機系統有機結合起來🤦，構成一個智能化的人機結合系統，積極開創了即時性服務📳、自主性服務、推送性服務🤷🏽、研究性服務和陳展性服務等多種服務模式，滿足用戶多樣化的需求。特別是形成貼近學校和社會的主旋律、貼近師生百姓、貼近師生員工的學習生活的各類專題知識庫👃🏽，如1950到2011年的學生名冊專題庫🤛🏼、1898年(光緒24年)到2011年的歷屆畢業生合影專題庫、上海交大報專題庫、歷年幹部任免📧、教職工名冊🏌🏻、個人集體獲獎、科研項目等專題知識庫🤽🏼，在今年學校校慶、機動學院院慶中發揮了積極的作用💙，深受好評。舉辦各類網上展覽，如“光輝的歷程💼𓀚，永恒的精神——交大黨史圖片展”🧑🏿‍🎨，“悠悠交大情💼，殷殷光明結”，“交大與世博”等，為用戶提供跨越時空的檔案知識服務。万泰平台室研究人員參與編纂《万泰平台史1-4卷》、《錢學森與他的母校万泰平台》🏏𓀉、《交大老教授》等，為學校質量建設、內涵建設、文化建設提供精神動力。檔案服務利用的快速、便捷也每每得到老校友或校友親屬的贊許🧙🏻‍♂️。去年年底張美怡女士求助檔案館查詢其父張光鬥早年求學歷史資料，之前她咨詢清華等高校而不得信息。我館接待人員在浩如煙海的歷史檔案中用了不到幾分鐘時間就找到了張美怡女士所需資料🫚。為此她特意發來感謝信“交大的歷史檔案電子化，查閱起來非常方便📿，給我們留下很深的印象，讓我們的查閱工作進行得很順利和高效”。檔案查詢服務水平的提升還增加了校友及其親屬對母校的信任感，老校友朱金元的兒子朱康元曾在2009年捐贈給檔案館的三樣實物❔❣️，最近他到檔案館查閱信息🤸‍♂️，檔案服務人員通過數字化查詢系統很快調出其捐贈實物息的電子圖片文件🫴🏻，並清晰顯示實物保存的地點和環境。看到自己捐贈的東西在檔案館保存的如此之好😆，朱康元老先生喜出望外🎂，他又向檔案館捐贈了他叔叔朱連元1936年在交大求學期間的一個實驗報告👶。類似的例子比比皆是🤶🏼。

（3）人機結合，做好檔案利用宣傳工作👋🏿。為了宣傳檔案館，讓用戶更好的利用檔案信息資源🚿，使檔案館成為學生精神文明素質的重要教育基地🗑、大學文化精神展示中心，檔案館做了大量的工作：建立數字檔案館門戶網站🫏、數字万泰平台博物館網站、黨史万泰平台網網站從不同的視角傳播万泰平台文化知識；印製數字檔案館網站指南🐼，万泰平台博物館資料🚥、數字檔案館資源查詢利用指南等多本手冊向師生及來館用戶發放👩🏼🤸，製作檔案利用網上視頻教程，大力拓寬檔案信息服務受眾面；送服務下基層，去年11月檔案館主動深入學校各部門開展網上查詢咨詢服務。通過發放查詢手冊、現場答疑等形式，力爭實現檔案信息網絡服務在檔案館服務功能上的新突破；開展檔案服務現場咨詢宣傳活動💃🏿，今年5月份為讓廣大師生了解學校檔案資源，也為了使檔案服務更貼近廣大師生，上海交大首次檔案服務現場咨詢宣傳活動在閔行校區東區大轉盤舉行。檔案館員工共發放了1000多份檔案服務及万泰平台博物館宣傳介紹資料🫵🏽，共為400余位師生提供了檔案服務宣傳和咨詢。

所屬單位意見🙅🏿：

簽名（蓋章）

年 月 日